Cuprinsul ghidului
Ce trebuie să știi
Documentul depinde de procedură: starea civilă și notarul emit certificate de divorț, iar instanța pronunță o hotărâre care trebuie dovedită ca definitivă. După pierdere, starea civilă eliberează o copie conformă cu originalul din arhivă, notarul poate elibera un duplicat din arhiva notarială, iar instanței i se cere o copie a hotărârii cu mențiunea definitivă sau un certificat de grefă, după scop.
Procedura de divorț determină documentul care există
Prima întrebare nu este «unde cer duplicatul?», ci «cine a desfăcut căsătoria?». Starea civilă și notarul emit certificate de divorț, însă acestea provin din arhive și registre diferite. Instanța pronunță o hotărâre; faptul că pe certificatul de căsătorie apare ulterior o mențiune nu transformă acel certificat în hotărâre sau certificat de divorț.
Notează toate indiciile disponibile: localitatea, biroul notarial, instanța, anul, numărul dosarului, seria ori numărul certificatului și numele purtate la momentul respectiv. O fotografie veche, un e-mail sau mențiunea de pe alt act pot ajuta la identificare, dar nu înlocuiesc forma cerută de instituția care solicită dovada.
Stabilește și scopul. Pentru actualizarea identității poate fi cerut actul final; pentru o operațiune în străinătate pot conta forma verificabilă, traducerea și apostila; pentru o bancă poate fi suficientă o copie conformă. Cere destinatarului denumirea exactă și dacă are nevoie de original, copie legalizată, mențiunea definitivă sau certificat de grefă.
| Cine a finalizat divorțul | Documentul principal | De unde pornește cererea nouă | Nu îl confunda cu |
|---|---|---|---|
| Ofițerul de stare civilă | Certificat de divorț administrativ | Autoritatea care păstrează dosarul în arhiva electronică sau fizică | Certificatul de căsătorie cu mențiune |
| Notarul public | Certificat de divorț notarial și actele conexe | Biroul ori notarul care păstrează arhiva originalului | Un certificat emis de orice primărie |
| Instanța | Hotărâre judecătorească | Instanța care a pronunțat hotărârea sau serviciul online disponibil | Certificat administrativ de divorț |
| Autoritate străină | Hotărâre sau certificat potrivit statului emitent | Emitentul străin, apoi traseul de recunoaștere și înscriere în România | Un document românesc care nu a fost încă emis |
La starea civilă se eliberează o copie conformă din arhiva dosarului
Art. 195 din normele de stare civilă reglementează expres pierderea, distrugerea sau furtul certificatului administrativ. Unul dintre foștii soți poate cere o copie conformă cu originalul, personal sau prin împuternicit cu procură specială. Cererea se înregistrează la autoritatea care are acces la originalul din arhiva electronică ori păstrează dosarul fizic.
Pentru dosarele gestionate în sistemul informatic, copia se raportează la originalul din arhiva electronică și poate exista și în forma electronică prevăzută de norme. Pentru dosarele constituite înainte de operaționalizarea sistemului, copia se eliberează după originalul din arhiva fizică de serviciul sau primăria care păstrează dosarul; norma precizează că în acest caz certificatul nu se eliberează electronic.
Pierderea și greșeala sunt două situații diferite. Dacă originalul conține un nume, o dată ori altă mențiune completată greșit, copia va reproduce problema. Art. 197 prevede rectificarea de către autoritatea care păstrează dosarul, din oficiu sau la cererea scrisă a unuia dintre foștii soți, personal ori prin împuternicit cu procură specială.
Identifici emitentul
Notezi localitatea, data și numărul certificatului și verifici cine păstrează dosarul de divorț.
Alegi problema corectă
Declari pierderea, distrugerea ori furtul; dacă datele sunt greșite, ceri rectificare, nu o simplă copie.
Pregătești calitatea
Folosești actul de identitate și, pentru reprezentare, procura specială cerută de normă.
Depui cererea
Urmezi canalul autorității care păstrează arhiva și păstrezi numărul de înregistrare.
Verifici forma
Confirmi dacă primești copie fizică, document electronic verificabil sau forma disponibilă pentru arhiva veche.
Controlezi conținutul
Compari numele, datele și numărul înainte de a folosi documentul la alte instituții.
La notar, competența pentru duplicat urmează arhiva originalului
Legea nr. 36/1995 stabilește că eliberarea duplicatelor și îndreptarea erorilor materiale se fac de notarul public în a cărui arhivă se află originalul. Art. 156 permite, la cererea părții, duplicatul unui act original aflat în arhiva notarului; textul se reproduce cuvânt cu cuvânt, iar duplicatul are aceeași forță probantă ca originalul.
În dosarul notarial de divorț se păstrează un exemplar original al certificatului. Dacă biroul funcționează, contactează-l cu numele foștilor soți, anul, numărul cunoscut și copia sau fotografia disponibilă. Dacă notarul și-a încetat activitatea ori biroul s-a reorganizat, Camera Notarilor poate ajuta la identificarea notarului sau structurii care a preluat arhiva.
Nu cere altui notar să emită pur și simplu același certificat. Un notar poate legaliza o copie prezentată în condițiile legii, dar aceasta nu este identică duplicatului eliberat din arhiva originalului. Dacă arhiva nu mai conține niciun exemplar original, reconstituirea este o procedură distinctă, reglementată separat de art. 157.
| Situație | Primul contact | Document cerut | Ce trebuie confirmat |
|---|---|---|---|
| Biroul emitent funcționează | Biroul care a finalizat divorțul | Duplicat sau forma indicată din arhivă | Identitatea, calitatea, numărul și costul |
| Notarul nu mai activează | Camera Notarilor competentă | Identificarea deținătorului arhivei | Unde se află originalul și cine este desemnat |
| Biroul s-a reorganizat | Biroul succesor sau Camera | Cerere către arhiva care păstrează actul | Denumirea actuală și programul |
| Ai doar o fotografie | Deținătorul arhivei | Duplicat, nu legalizarea fotografiei | Numărul, data și numele ajută la căutare |
| Originalul lipsește din arhivă | Notarul sau Camera | Analiza reconstituirii | Condițiile art. 157 și existența altor exemplare |
| Actul are o eroare | Notarul care păstrează arhiva | Îndreptarea erorii, dacă sunt îndeplinite condițiile | Nu reproduce greșeala într-un duplicat nou |
La instanță alegi documentul după informația pe care trebuie să o dovedești
Divorțul judiciar nu este transformat într-un certificat de divorț. Documentul de bază este hotărârea. Pentru a demonstra desfacerea căsătoriei și conținutul măsurilor, se cere de regulă o copie a hotărârii cu mențiunea că este definitivă. Dacă destinatarul are nevoie numai de o situație punctuală din evidența instanței, poate fi potrivit un certificat de grefă.
OUG nr. 80/2013 diferențiază taxele: copia simplă efectuată de instanță, copia legalizată de pe înscrisuri, certificatul privind situații din evidență și copia hotărârii cu mențiunea definitivă nu au aceeași taxare. Pentru copia hotărârii cu mențiunea definitivă, art. 9 lit. l) indică 5 lei pentru fiecare exemplar; urmează totuși instrucțiunile și calculul instanței.
Cererea poate fi depusă la arhiva sau registratura instanței, iar Registratura ReJust oferă servicii online pentru copii legalizate și certificate de grefă la instanțele disponibile. Indică numărul dosarului, anul, părțile, documentul exact, numărul de exemplare și scopul. Dacă hotărârea este veche ori dosarul a fost transferat la alt depozit, confirmă timpul de identificare și ridicare.
| Ai nevoie să dovedești | Document orientativ | Ce trebuie să conțină | Reper de taxă din art. 9 |
|---|---|---|---|
| Întregul rezultat al divorțului | Copie a hotărârii cu mențiunea definitivă | Soluția completă, modul și data definitivării | 5 lei pentru fiecare exemplar |
| O informație punctuală din dosar | Certificat de grefă | Datele solicitate expres din evidența instanței | 1 leu/pagină pentru certificatele art. 9 lit. k) |
| Doar consultarea conținutului | Copie simplă | Pagini din dosar fără efectul copiei cu mențiunea definitivă | 0,20 lei/pagină dacă instanța efectuează copierea |
| Copie legalizată a unui înscris din dosar | Copie legalizată | Conformitatea cu originalul aflat la dosar | 1 leu/pagină, potrivit art. 9 lit. j) |
| Folosire în străinătate | Forma judiciară cerută, apoi formalitățile externe | Definitivare, semnături, traducere și apostilă/supralegalizare după caz | Costurile etapelor sunt separate |
Același divorț poate cere forme diferite pentru utilizări diferite
Înainte de cerere, întreabă instituția destinatară ce fapt trebuie să verifice: existența și data divorțului, numele după divorț, caracterul definitiv, măsurile privind copilul sau o obligație financiară. Certificatul administrativ nu conține motivele ori culpa, iar un certificat de grefă cu o singură informație nu reproduce toate măsurile din hotărâre.
Pentru schimbarea actului de identitate contează documentul de divorț și numele consemnat. Pentru executarea unei obligații, poate fi necesar actul care conține exact obligația și forma executorie. Pentru partaj ori carte funciară, divorțul dovedește starea civilă, dar nu înlocuiește actul care transferă sau atribuie bunul.
Cere în scris forma acceptată și numărul de exemplare. Dacă documentul va fi depus la mai multe instituții, verifică dacă fiecare reține exemplarul, acceptă copie sau poate verifica un document electronic. Nu trimite automat hotărârea integrală, cu date despre copii și viața familială, unei entități care are nevoie numai de dovada stării civile.
| Scop | Întrebare pentru destinatar | Document posibil | Limită |
|---|---|---|---|
| Act de identitate | Ce act dovedește numele după divorț? | Certificat de divorț sau hotărâre definitivă | Lista se confirmă la evidența persoanelor |
| Bancă ori asigurător | Este suficientă actualizarea datelor? | Documentul de divorț și noul act de identitate | Nu se modifică automat titularii, mandatarii ori beneficiarii |
| Executarea întreținerii | Ce act conține obligația și scadența? | Hotărârea ori acordul executoriu relevant | Certificatul simplu de divorț poate fi insuficient |
| Partaj sau imobil | Ce act stabilește proprietatea? | Actul de partaj sau hotărârea patrimonială | Divorțul singur nu atribuie bunul |
| Recăsătorire | Este divorțul înscris și definitiv? | Actul de stare civilă cerut de autoritate | Un divorț străin poate necesita pași prealabili |
| Folosire în străinătate | Ce formă, traducere și formalitate se cer? | Document final, certificat aplicabil și traducere | Cerințele depind de stat și scop |
Pentru străinătate, obține întâi forma română completă
Dacă documentul va fi folosit în alt stat, cere instituției străine denumirea exactă, limba, vechimea acceptată și dacă solicită original, copie legalizată ori document electronic. Abia apoi obține forma română potrivită. Traducerea unei fotografii sau a unei copii simple nu îi conferă documentului o forță pe care originalul nu o are.
Hotărârile judecătorești, certificatele de stare civilă și actele notariale pot avea trasee diferite pentru apostilă, supralegalizare sau scutirea de formalitate. În Uniunea Europeană pot exista regulamente și formulare standard pentru anumite scopuri, dar acestea nu înseamnă că orice document circulă fără verificări. Statul, data și scopul rămân decisive.
Pentru un divorț pronunțat în străinătate și folosit în România, ordinea este inversă: identifici actul străin definitiv, verifici recunoașterea și formalitățile, apoi înscrii mențiunea în registrele române. Nu solicita un presupus duplicat românesc înainte ca divorțul să existe în evidențele române pe traseul aplicabil.
Întrebi destinatarul
Ceri în scris documentul, forma, limba, termenul de valabilitate administrativă și formalitatea externă.
Obții actul român corect
Ceri copia conformă, duplicatul notarial sau hotărârea cu mențiunea definitivă, după emitent.
Verifici conținutul
Compari numele, datele, numărul și mențiunea definitivă înainte de orice traducere.
Aplici formalitatea
Stabilești dacă este necesară apostila, supralegalizarea, un certificat european ori dacă există o scutire.
Traduci forma finală
Traduci documentul complet și formalitățile lui prin canalul acceptat de destinatar.
Păstrezi dosarul
Arhivezi documentul, traducerea, confirmarea și dovada predării fără a expune inutil date personale.
Pierderea, eroarea și lipsa mențiunii nu sunt aceeași problemă
Dacă documentul a fost pierdut, arhiva conține în continuare actul corect și soluția este obținerea unei noi forme de la deținător. Dacă actul conține o eroare, o copie sau un duplicat va reproduce aceeași eroare și trebuie folosită procedura de rectificare ori îndreptare. Dacă divorțul nu apare în registrele române, problema poate fi comunicarea sau înscrierea mențiunii, nu lipsa hârtiei.
Separă și documentul deteriorat de suspiciunea că nu este autentic. Codurile de verificare și semnăturile electronice se verifică prin instrumentul indicat de emitent, nu prin convertirea fișierului sau imprimarea lui. Păstrează fișierul original primit de la autoritate; o captură de ecran poate pierde semnătura și mecanismul de verificare.
În caz de discrepanță între hotărâre, certificatul de divorț, mențiunea de pe actele de stare civilă și actul de identitate, oprește actualizările în lanț. Identifică actul-sursă corect, cere instituției care a produs eroarea procedura aplicabilă și păstrează toate răspunsurile. Nu încerca să rezolvi diferența prin declarații contradictorii la instituții diferite.
| Ce observi | Problema probabilă | Cererea potrivită | Ce nu rezolvă situația |
|---|---|---|---|
| Nu mai ai exemplarul | Pierdere, furt sau distrugere | Copie conformă, duplicat sau copie a hotărârii, după emitent | O fotografie neverificată |
| Numele ori data sunt greșite | Eroare în act | Rectificare sau îndreptare la emitent | Reemiterea aceleiași erori |
| Hotărârea nu arată definitivarea | Forma judiciară este incompletă pentru scop | Copie cu mențiunea definitivă ori certificat potrivit | Certificatul de căsătorie |
| Divorțul străin nu apare în România | Lipsă de recunoaștere sau înscriere | Traseul de recunoaștere și mențiune | Cerere de duplicat la o primărie fără dosar |
| Biroul notarial este închis | Arhiva a fost preluată | Identificarea deținătorului prin Camera Notarilor | Cererea aleatorie către alt notar |
| Fișierul electronic nu se validează | Fișier alterat ori verificare greșită | Reobținere sau verificare la emitent | Captură de ecran sau conversie în alt format |
Un caz concret, pas cu pas
Situația de la care pornim
Andrei și Irina au divorțat administrativ la Iași în octombrie 2019. Andrei a pierdut certificatul și în 2026 banca îi cere dovada divorțului și a numelui purtat după acesta. El locuiește acum în Brașov și intenționează să ceară un «duplicat» de la instanță, deși divorțul nu a fost judiciar. Mai are o fotografie din care se disting emitentul, numărul și data.
Ce rezultă din situație
Andrei identifică procedura administrativă și autoritatea care păstrează dosarul. În baza art. 195 din normele de stare civilă, cere copia conformă cu originalul, declarând pierderea și folosind datele din fotografie pentru identificare. Pentru un dosar anterior operaționalizării sistemului electronic, autoritatea verifică arhiva fizică și forma disponibilă. Andrei cere băncii în scris dacă acceptă această copie și dacă are nevoie și de noul act de identitate. Nu solicită instanței o hotărâre care nu există și nu confundă certificatul de căsătorie cu documentul de divorț.
Documentele și ipotezele exempluluiDeschide dacă vrei să verifici pe ce se bazează cazul.
Ce informații te ajută
- actul de identitate valabil al lui Andrei;
- fotografia certificatului pierdut, folosită numai pentru identificarea datelor;
- numele foștilor soți la data divorțului și numele lor ulterioare;
- emitentul din Iași, numărul și data din octombrie 2019;
- cererea înregistrată și declarația împrejurărilor pierderii;
- copia conformă eliberată din arhiva competentă;
- cerința scrisă a băncii privind documentul acceptat.
Ipotezele exemplului
- divorțul a fost constatat de ofițerul de stare civilă și nu de notar sau instanță;
- fotografia corespunde certificatului real și datele sunt suficient de lizibile pentru căutare;
- dosarul din 2019 poate fi identificat în arhiva fizică ori în evidența autorității competente;
- Andrei este unul dintre foștii soți și formulează personal cererea;
- certificatul nu conține o eroare care să necesite mai întâi rectificare;
- nu există un element străin care să impună recunoaștere, traducere ori formalități externe;
- banca confirmă forma documentului de care are nevoie.
Limita exemplului: este o situație educațională simplificată, nu un rezultat garantat și nu înlocuiește verificarea documentelor reale.
Ce verifici înainte de pasul următor
- 1
Identifică procedura, emitentul, numărul, data și scopul documentului cerut.
- 2
La starea civilă, cere copia conformă de la autoritatea care păstrează dosarul.
- 3
La notar, află unde se află originalul din arhivă înainte de a cere duplicatul.
- 4
La instanță, alege între copia hotărârii cu mențiunea definitivă și certificatul de grefă.
- 5
Separă pierderea actului de o eroare de conținut, care cere rectificare sau îndreptare.
Documente și informații de pregătit
Lista este un punct de pornire. Instituția sau profesionistul care instrumentează cazul confirmă forma și documentele suplimentare.
- actul de identitate valabil al solicitantului
- numele purtate de foștii soți la data divorțului și după divorț
- tipul procedurii: stare civilă, notar, instanță sau autoritate străină
- emitentul, localitatea, numărul și data certificatului ori numărul dosarului
- cererea specifică a instituției și scopul pentru care va fi folosit documentul
- procura specială ori dovada calității de reprezentant, când cererea nu este personală
- dovada taxei, dacă este cerută pentru documentul solicitat
- documentele străine, traducerile și dovada recunoașterii sau înscrierii, după caz
Întrebările apropiate acoperite aici
Aceste formulări duc la aceeași regulă de bază și sunt ținute împreună pentru ca explicația să rămână completă.
Certificatul de divorț
Ce dovedește și cine îl eliberează.
Certificatul de divorț pierdut
Instituția emitentă și duplicatul.
Ce se confundă frecvent
- Certificatul de căsătorie cu mențiune și certificatul de divorț nu sunt același document.
- Instanța nu emite certificatul administrativ sau notarial de divorț.
- Primăria domiciliului actual nu este automat autoritatea care păstrează dosarul administrativ.
- Un alt notar nu poate elibera automat duplicatul dacă originalul nu se află în arhiva lui.
- Certificatul de grefă și copia hotărârii cu mențiunea definitivă servesc scopuri diferite.
- Pierderea documentului și eroarea de conținut au proceduri distincte.
- Un divorț străin neînscris poate necesita recunoaștere și mențiune înaintea unui document românesc.
- Nu trimite copii integrale cu CNP și date despre copii către intermediari neverificați.
Întrebări frecvente
Instanța eliberează certificat de divorț?
Nu în sensul certificatului emis de starea civilă sau notar. Divorțul judiciar este dovedit prin hotărârea instanței, de regulă în forma care arată că a rămas definitivă.
Poate cere numai unul dintre foștii soți copia administrativă?
Da. Normele permit cererea unuia dintre foștii soți, personal sau prin împuternicit cu procură specială, pentru copia conformă în caz de pierdere, distrugere ori furt.
De unde cer un nou certificat notarial?
Pornește de la biroul care a emis actul sau de la Camera Notarilor pentru a afla cine păstrează arhiva. Competența duplicatului urmează arhiva originalului.
Este suficientă o fotografie a documentului?
Poate ajuta la identificarea numărului și emitentului, dar instituția destinatară poate cere copie conformă, duplicat, copie legalizată sau document electronic verificabil.
Ce ceri de la instanță dacă ai pierdut hotărârea?
Pentru a dovedi conținutul și definitivarea, cere de regulă o copie a hotărârii cu mențiunea că este definitivă. Un certificat de grefă este util când trebuie atestată o informație punctuală; confirmă cerința destinatarului.
Ce fac dacă numele este greșit în certificat?
Nu cere doar o copie a erorii. La starea civilă, art. 197 reglementează rectificarea certificatului; la notar sau instanță se folosește procedura de îndreptare aplicabilă emitentului.
Poți solicita documentul online?
Unele certificate administrative pot avea formă electronică, iar ReJust oferă cereri online pentru documente judiciare la instanțele disponibile. Verifică emitentul și serviciul concret, nu presupune acoperire universală.
Surse oficiale pentru acest ghid
Sursele folosite pentru documentarea ghidului sunt listate mai jos. Pentru o decizie concretă, verifică forma în vigoare și actele situației tale.
Nu afișăm o dată de verificare juridică până când sursele acestui ghid nu sunt reverificate integral și documentat.
Sinteză realizată cu asistență AI. Conținutul nu este prezentat ca revizuit de un avocat, notar sau magistrat și nu înlocuiește consultanța juridică.
- Normele metodologice de stare civilă din 21 martie 2024Portal LegislativArt. 158–176 despre eliberarea certificatelor și extraselor multilingve, inclusiv un nou certificat în caz de pierdere, reprezentarea și formatul electronic; art. 184–197 despre divorțul administrativ și certificatul rezultat.
- Legea nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notarialePortal LegislativRegulile autentificării, verificarea identității și consimțământului; art. 15 lit. d) și art. 156–157 despre duplicate, arhivă și reconstituire; art. 101–102 despre acordul parental în numerotarea formei consolidate.
- Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995Portal Legislativ — Ministerul JustițieiArt. 267–277 despre competența, conținutul și anexele cererii de divorț, originalul certificatului de căsătorie, procura autentică, formalitățile privind minorul, termenul și soluția notarului.
- Codul de procedură civilă — forma consolidatăPortal LegislativArt. 80–89 despre reprezentare, forma mandatului și actele de dispoziție; art. 155–167 despre citare, inclusiv persoana aflată în străinătate; art. 194 despre cerere; art. 910–914 despre executarea hotărârilor privitoare la minori; art. 915–935 despre competență, prezență, măsurile provizorii, soluționarea și efectele divorțului; art. 980–996 despre partaj; art. 997–1.002 despre ordonanța președințială; art. 1.094–1.101 despre recunoașterea hotărârilor străine.
- OUG nr. 80/2013 — forma consolidatăPortal LegislativArt. 3: grila cererilor evaluabile în bani; art. 5: taxa pentru partaj în forma modificată în 2024; art. 15: taxele cererilor de divorț; art. 29: scutiri.
- Registratura online naționalăConsiliul Superior al Magistraturii — ReJustServiciile online pentru cereri către instanțe, inclusiv eliberarea unei copii legalizate a hotărârii și a certificatului de grefă, la instanțele disponibile în platformă.