Cuprinsul ghidului
Ce trebuie să știi
În caz de pierdere, furt, plastifiere, reținere de o autoritate străină, deteriorare sau distrugere, unul dintre soți poate cere un nou certificat de căsătorie, personal, prin mandatar cu procură specială ori prin avocat. Cererea poate fi depusă la un serviciu de evidență a persoanelor sau la o primărie competentă, iar din străinătate și la misiunea diplomatică ori consulatul României. Pentru divorțul notarial trebuie prezentat originalul certificatului românesc, astfel că o fotografie sau o copie simplă nu rezolvă dosarul.
Ce s-a pierdut și ce document trebuie cerut
În limbaj curent se spune adesea «duplicat», însă normele din 2024 folosesc pentru pierdere formula «un nou certificat». Autoritatea nu copiază hârtia dispărută, ci emite un certificat pe baza actului de căsătorie și a mențiunilor existente în registru. De aceea, o fotografie a certificatului vechi poate ajuta la identificarea datelor, dar nu este documentul care dovedește singur starea civilă atunci când destinatarul cere un certificat valabil.
Înaintea cererii, întreabă instituția destinatară ce primește. Pentru un divorț notarial este relevant certificatul de căsătorie românesc în original. Pentru o procedură într-un alt stat poate fi mai util un extras multilingv sau un certificat însoțit de formularul standard multilingv al Uniunii Europene. O adeverință despre statutul civil răspunde altei întrebări și nu trebuie comandată în locul certificatului fără confirmare.
| Document | Ce dovedește | Când îl alegi |
|---|---|---|
| Noul certificat de căsătorie | Datele actului de căsătorie și mențiunile înscrise în registru la data emiterii. | Când originalul fizic sau certificatul electronic anterior a fost pierdut, furat, plastifiat, reținut, deteriorat ori distrus. |
| Extrasul multilingv | Datele actului, într-un model destinat statelor părți la Convenția nr. 16 de la Viena. | Când autoritatea străină confirmă că primește acest extras; lista statelor și scopul trebuie verificate. |
| Certificat + formular standard multilingv UE | Certificatul rămâne documentul principal, iar formularul este un ajutor pentru traducere. | Pentru prezentarea într-un alt stat membru UE, dacă destinatarul acceptă mecanismul Regulamentului (UE) 2016/1191. |
| Adeverință privind statutul civil | Situația de stare civilă descrisă de emitent pentru scopul cerut. | Numai dacă instituția destinatară cere expres o adeverință, nu certificatul de căsătorie. |
Cine poate cere certificatul și unde depune cererea
Certificatul de căsătorie poate fi eliberat unuia dintre soți, ambilor soți ori reprezentanților lor legali. Cererea poate fi formulată personal, printr-un împuternicit cu procură specială sau prin avocat pe baza împuternicirii avocațiale. Nu este necesar acordul celuilalt soț pentru ca unul dintre titulari să primească propriul nou certificat.
Legea păstrează traseul prin serviciul ori primăria care are registrul și prin autoritatea de la domiciliu sau reședință, iar sistemul actual permite depunerea la oricare serviciu public comunitar local de evidență a persoanelor ori primărie competentă și la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Dacă actul nu este încă identificat în sistem, autoritatea primitoare solicită constituirea lui electronică de la autoritatea care păstrează registrul pe hârtie; solicitantul nu trebuie să transforme această comunicare internă într-un tur al instituțiilor.
| Situație | Unde poate începe cererea | Ce verifici înainte |
|---|---|---|
| Locuiești în România | La un S.P.C.L.E.P. sau la primăria care îndeplinește atribuții de stare civilă; rămân utile emitentul actului și autoritatea de la domiciliu ori reședință. | Programarea, formularul local și dacă ridicarea ori livrarea sunt disponibile. |
| Ești în străinătate | La misiunea diplomatică ori oficiul consular de carieră al României, prin serviciul indicat în eConsulat. | Circumscripția consulară, actul de identitate acceptat, programarea și livrarea. |
| Folosești un mandatar | La canalul competent ales, prin persoana desemnată. | Procura trebuie să fie specială și utilizabilă în România; pentru un act întocmit în străinătate verifică apostila sau supralegalizarea și traducerea. |
| Folosești un avocat | Prin avocat, în baza împuternicirii avocațiale prevăzute de lege. | Obiectul mandatului și modul concret de predare a certificatului. |
| Actul este foarte vechi sau nu apare în sistem | Cererea se depune tot la autoritatea competentă, care caută în registrul fizic, la serviciul județean ori în Arhivele Naționale. | Datele exacte ale căsătoriei și un interval realist pentru verificări. |
Cum pregătești și urmărești cererea
Nucleul cererii este simplu, dar datele incomplete pot întârzia găsirea actului. Scrie numele purtate la data căsătoriei, data și localitatea evenimentului, autoritatea care a înregistrat ori a transcris actul și, dacă îl cunoști, seria sau numărul certificatului pierdut. Nu inventa un număr și nu declara furtul când situația reală este doar pierderea.
Normele cer descrierea amănunțită a împrejurărilor pierderii, furtului, deteriorării sau distrugerii. Această explicație nu este o plângere penală automată și nu trebuie dramatizată; trebuie să fie exactă, datată și coerentă. Dacă documentul a fost reținut de o autoritate străină ori a fost plastifiat, indică tocmai acea situație, deoarece normele o tratează expres.
Stabilește documentul și scopul
Confirmă dacă ai nevoie de certificat fizic, certificat electronic, extras multilingv sau certificat cu formular standard multilingv. Pentru un divorț notarial, spune de la început că ai nevoie de originalul certificatului românesc.
Adună datele actului
Notează numele soților la căsătorie, data și locul înregistrării, autoritatea emitentă și orice fotografie ori copie veche disponibilă. Copia este indiciu, nu condiție absolută și nu înlocuiește noul certificat.
Pregătește identificarea și mandatul
Folosește actul de identitate sau pașaportul cerut pentru situația ta. Dacă depune altcineva, verifică înainte forma procurii speciale ori a împuternicirii avocațiale.
Descrie pierderea și depune oficial
Completează împrejurările reale și trimite cererea numai prin serviciul, primăria, canalul SIIEASC disponibil ori consulatul competent. Păstrează numărul de înregistrare.
Urmărește verificarea și primirea
Certificatul poate fi emis la depunere sau ulterior. Dacă sunt necesare verificări, normele prevăd un termen de până la 30 de zile. Confirmă ridicarea, livrarea și costul expedierii, nu presupune un termen local mai scurt.
Închide circuitul documentului vechi
Dacă găsești ulterior certificatul declarat pierdut, nu îl folosi automat. Noul certificat de același format îl anulează pe cel similar emis anterior și deținut de soțul solicitant.
Format fizic, format electronic și efectul noului certificat
Certificatele de stare civilă pot fi eliberate fizic și electronic. Certificatul electronic este semnat electronic de emitent, primește sigiliul SIIEASC și un cod de verificare a autenticității. Persoana îndreptățită poate deține în același timp un certificat fizic și unul electronic; nu porni însă de la ideea că orice instituție ori orice flux local este deja pregătit să primească ambele formate în același mod.
Regula anulării se citește pe format: eliberarea unui nou certificat de căsătorie fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior, aflat la soțul care a cerut noul document. Separat, dacă se emite la cerere un certificat care cuprinde mențiunile actuale din actul de stare civilă, certificatele eliberate anterior nu mai produc efecte juridice. De aceea, un exemplar găsit după cerere nu trebuie repus în circulație doar fiindcă arată intact.
| Aspect | Certificat fizic | Certificat electronic |
|---|---|---|
| Autenticitate | Hârtie specială, serie, semnătura și sigiliul autorității. | Semnătură electronică, sigiliu SIIEASC și cod de verificare. |
| Primire | Ridicare sau, în cazurile prevăzute, livrare la adresa indicată; expedierea poate fi suportată de solicitant. | Emitere și transmitere electronică prin circuitul disponibil și cu identificarea cerută. |
| Coexistență | Poate fi deținut împreună cu certificatul electronic valabil. | Poate fi deținut împreună cu certificatul fizic valabil. |
| Înlocuire | Un nou certificat fizic îl anulează pe cel fizic anterior al solicitantului. | Un nou certificat electronic îl anulează pe cel electronic anterior al solicitantului. |
| Folosire la destinatar | Este forma cerută expres în unele proceduri, inclusiv originalul la divorțul notarial. | Trebuie verificat dacă instituția poate valida și primi documentul în fluxul său. |
De ce trebuie rezolvat înainte de deschiderea divorțului
Pentru divorțul notarial, regulamentul cere ca soții să prezinte originalul certificatului de căsătorie emis de autoritățile române. Notarul face o copie legalizată pentru dosar și păstrează originalul până la eliberarea certificatului de divorț. Lipsa originalului la depunere este prevăzută expres printre motivele de respingere. O scanare, o fotografie ori o copie legalizată mai veche nu trebuie presupuse suficiente.
Pentru divorțul administrativ și pentru instanță, cere autorității alese lista actuală înainte de depunere. Regula și rolul certificatului diferă: ofițerul de stare civilă lucrează cu actul din propriul sistem și cu procedura administrativă specială, iar instanța verifică înscrisurile depuse în dosarul judiciar. Obținerea noului certificat înainte de programare reduce riscul unei deplasări inutile, dar nu înlocuiește controlul celorlalte acte.
| Traseu | Rolul certificatului | Acțiunea prudentă |
|---|---|---|
| Divorț notarial | Originalul certificatului românesc se prezintă la depunere și este reținut temporar de notar. | Obține noul certificat înainte de programare și trimite notarului datele actului pentru confirmarea dosarului. |
| Divorț administrativ | Căsătoria trebuie identificată în registrul român, iar documentele sunt verificate în procedura de stare civilă. | Cere autorității competente lista exactă și spune că originalul a fost pierdut; nu confunda cererea noului certificat cu cererea de divorț. |
| Divorț în instanță | Certificatul dovedește căsătoria în dosarul judiciar, împreună cu celelalte înscrisuri cerute. | Verifică cerința instanței și pregătește exemplarele pentru comunicare; păstrează originalul disponibil dacă este solicitat pentru verificare. |
| Căsătorie încheiată în străinătate | Un certificat românesc există numai dacă actul a fost transcris în registrele române. | Verifică mai întâi transcrierea și mențiunile; nu cere «duplicat românesc» al unui act care există doar în registrul străin. |
Cererea din străinătate și folosirea documentului peste graniță
Un cetățean român aflat în străinătate poate folosi misiunea diplomatică ori oficiul consular de carieră, cu serviciul și programarea identificate în eConsulat. Normele permit, în condițiile lor, și livrarea în străinătate prin curier la adresa din cerere, cheltuiala revenind solicitantului. Pașaportul, titlul de călătorie sau documentul străin acceptat depind de domiciliu, reședință și situația actelor românești.
După emitere, formalitățile pentru statul destinatar se stabilesc separat. În relația dintre statele membre UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 elimină apostila pentru autenticitatea documentelor publice acoperite, inclusiv căsătoria. Formularul standard multilingv poate reduce nevoia traducerii, dar este doar o anexă-ajutor și trebuie emis de autoritatea competentă. Pentru un stat din afara UE ori pentru un scop din afara regulamentului, întreabă destinatarul despre apostilă, supralegalizare și traducere.
| Mecanism | Unde ajută | Limită importantă |
|---|---|---|
| Regulamentul (UE) 2016/1191 | Între state membre UE, pentru autenticitatea documentelor publice din domeniile acoperite. | Nu decide efectele juridice ale căsătoriei și nu elimină orice cerință de conținut a destinatarului. |
| Formular standard multilingv UE | Însoțește certificatul și funcționează ca ajutor pentru traducere. | Nu este un certificat autonom și nu se descarcă pentru a fi completat de solicitant. |
| Extras multilingv — Convenția nr. 16 | În statele părți la convenție, în condițiile acesteia. | Nu este valabil automat în orice stat și nu este același document cu formularul UE. |
| Apostilă ori supralegalizare | Poate fi necesară în relația cu state terțe, după convenția sau regula aplicabilă. | Nu se comandă automat; se verifică statul, autoritatea emitentă și scopul. |
Identifică statul și instituția destinatară
Cere în scris denumirea documentului, formatul, limba, vechimea acceptată și formalitățile. Regula nu se deduce doar din faptul că statul este în Europa.
Alege canalul român
Folosește misiunea sau consulatul competent în eConsulat ori un canal de stare civilă din România. Dacă desemnezi un mandatar, confirmă textul și forma procurii înainte de autentificare.
Alege documentul lingvistic potrivit
Compară certificatul cu traducere, extrasul multilingv al Convenției nr. 16 și certificatul însoțit de formular standard multilingv UE. Sunt instrumente diferite.
Depune, urmărește și primește
Păstrează numărul cererii și verifică dacă documentul se ridică, se transmite electronic ori se livrează prin curier. Include în calendar timpul verificărilor și transportului.
Aplică formalitatea numai după confirmare
Pentru un destinatar UE acoperit nu adăuga automat apostila. Pentru un stat terț nu presupune scutirea; verifică tratatul aplicabil și cerința autorității care va primi actul.
Cazuri în care un nou certificat nu rezolvă singur problema
Dacă numele, data ori locul sunt greșite și neconcordanța există și în actul din registru, problema nu este pierderea certificatului. Este necesară procedura de rectificare ori înscriere a mențiunii aplicabile. Dacă numai certificatul este alterat, are ștersături ori nu corespunde actului, autoritatea îl reține și îl anulează potrivit legii. Nu cere repetarea unei erori fără să explici neconcordanța.
Dacă o căsătorie încheiată în străinătate nu a fost transcrisă, autoritatea română nu are încă actul pe baza căruia să emită certificatul românesc. Se verifică procedura de transcriere. Reconstituirea este o procedură distinctă, rezervată situațiilor legale precum pierderea ori distrugerea registrelor sau imposibilitatea procurării actului străin; nu este scurtătura obișnuită pentru o hârtie personală pierdută.
- certificatul are o literă greșită, iar eroarea se regăsește în registru: cere informații despre rectificarea actului;
- căsătoria străină nu este transcrisă: pregătește transcrierea, nu o cerere de nou certificat românesc;
- divorțul a fost deja înscris: noul certificat de căsătorie se eliberează numai cu mențiunea corespunzătoare;
- certificatul a fost plastifiat: normele îl tratează expres ca motiv pentru eliberarea unuia nou;
- certificatul a fost reținut de o autoritate străină: descrie instituția, data și motivul cunoscut;
- ai găsit vechiul exemplar după emiterea celui nou: nu îl folosi, deoarece poate fi anulat de noua emitere.
Un caz concret, pas cu pas
Situația de la care pornim
Raluca și Ștefan s-au căsătorit la Alba Iulia în iunie 2012. Certificatul fizic s-a pierdut la o mutare, iar Raluca locuiește acum în Sectorul 6 al Bucureștiului. Soții vor să depună la notar cererea de divorț la 25 septembrie 2026; Raluca are o fotografie lizibilă a vechiului certificat, dar nu originalul.
Ce rezultă din situație
Raluca nu trebuie să refacă actul de căsătorie și nici să meargă obligatoriu mai întâi la Alba Iulia. Poate depune cererea pentru un nou certificat fizic printr-un serviciu de stare civilă competent, indicând numele purtate în 2012, data, locul și împrejurările pierderii. Autoritatea îi verifică identitatea și, dacă actul nu este încă disponibil în SIIEASC, solicită constituirea lui de la autoritatea care păstrează registrul. Fotografia ajută la identificare, dar nu înlocuiește originalul cerut de notar. Raluca trimite notarului dovada că a început demersul și fixează depunerea divorțului numai după primirea noului certificat.
Documentele și ipotezele exempluluiDeschide dacă vrei să verifici pe ce se bazează cazul.
Ce informații te ajută
- actul de identitate valabil al Ralucăi;
- fotografia certificatului vechi, dacă seria și datele sunt lizibile;
- data și localitatea căsătoriei, plus numele soților de la acel moment;
- numărul de înregistrare al cererii și comunicarea notarului despre actele necesare.
Ipotezele exemplului
- căsătoria din 2012 a fost înregistrată într-un registru român;
- Raluca este unul dintre titularii actului și cere personal certificatul;
- nu există o eroare în registru și nici o schimbare de nume neînscrisă care să necesite altă procedură;
- soții au ales în principiu divorțul notarial și biroul confirmă competența;
- certificatul solicitat este fizic, pentru a satisface cerința originalului în procedura notarială.
Limita exemplului: este o situație educațională simplificată, nu un rezultat garantat și nu înlocuiește verificarea documentelor reale.
Ce verifici înainte de pasul următor
- 1
Notează anul, localitatea și autoritatea care a înregistrat sau a transcris căsătoria.
- 2
Alege canalul oficial: serviciu local, primărie, portalul SIIEASC disponibil ori consulat.
- 3
Descrie în cerere împrejurările concrete ale pierderii, furtului ori deteriorării.
- 4
Dacă folosești un reprezentant, pregătește procura specială sau împuternicirea avocațială.
- 5
Pentru folosirea în alt stat, cere destinatarului forma exactă: certificat, extras multilingv ori certificat însoțit de formular standard multilingv.
Documente și informații de pregătit
Lista este un punct de pornire. Instituția sau profesionistul care instrumentează cazul confirmă forma și documentele suplimentare.
- actul de identitate valabil sau pașaportul, după situația domiciliului și a reședinței
- cererea oficială a serviciului, primăriei ori consulatului
- numele ambilor soți la data căsătoriei și numele purtate după căsătorie
- data și localitatea înregistrării sau transcrierii căsătoriei
- descrierea exactă a împrejurărilor pierderii, furtului, plastifierii, reținerii, deteriorării ori distrugerii
- o fotografie sau copie veche, dacă există, numai ca ajutor pentru identificare
- procura specială ori împuternicirea avocațială, dacă solicitarea nu este personală
- adresa de livrare și dovada plății transportului, când este folosită expedierea
- confirmarea cerințelor instituției străine, dacă documentul va fi folosit peste graniță
Ce se confundă frecvent
- O fotografie sau o copie simplă nu înlocuiește originalul cerut la divorțul notarial.
- Nu este obligatoriu ca ambii soți să solicite împreună noul certificat; unul dintre titulari îl poate cere.
- Un nou certificat de același format îl anulează pe cel similar emis anterior pentru soțul solicitant.
- E-mailul fără autentificare electronică poate impune prezentarea personală la ridicare.
- Termenul de până la 30 de zile trebuie inclus în plan dacă sunt necesare verificări.
- Certificatul, extrasul multilingv și formularul standard multilingv UE nu sunt același document.
- Căsătoria încheiată în străinătate trebuie să existe într-un registru român înainte de emiterea unui certificat românesc.
- O eroare din registru se corectează prin procedura potrivită; emiterea repetată poate reproduce aceeași eroare.
Întrebări frecvente
Trebuie să merg în localitatea unde m-am căsătorit?
Nu în mod obligatoriu. Cadrul actual permite depunerea prin serviciile și primăriile competente din țară, iar autoritatea primitoare poate cere datele actului de la instituția care păstrează registrul. Actele vechi sau încă neconstituite electronic pot necesita verificări suplimentare.
Poate cere certificatul numai unul dintre soți?
Da. Normele permit eliberarea unuia dintre soți, ambilor ori reprezentanților lor, personal, prin mandatar cu procură specială sau prin avocat cu împuternicire avocațială.
Este obligatorie o declarație la poliție pentru pierdere?
Normele cer ca solicitantul să descrie amănunțit împrejurările pierderii, furtului, deteriorării ori distrugerii. Nu rezultă o obligație generală de a prezenta o plângere la poliție pentru orice simplă pierdere; autoritatea poate cere clarificări după situația concretă.
Poți cere certificatul online?
Legea și normele prevăd certificate electronice și transmiterea cererii prin portalul extern SIIEASC cu autentificare. Disponibilitatea fluxului concret și modul de primire se verifică la autoritatea aleasă; un e-mail simplu poate cere prezența la ridicare.
Cât durează?
Certificatul se poate emite la depunere, dar dacă sunt necesare verificări normele permit soluționarea într-un termen de până la 30 de zile. Actele vechi, mențiunile neoperate ori datele inexacte pot prelungi partea practică a demersului.
Poți folosi certificatul vechi dacă îl găsești?
Nu îl folosi fără verificare. Eliberarea unui nou certificat de căsătorie într-un anumit format îl anulează pe cel similar emis anterior și deținut de soțul care a solicitat noul document.
Am nevoie de apostilă într-un alt stat UE?
Pentru autenticitatea documentelor publice acoperite de Regulamentul (UE) 2016/1191, autoritățile altui stat membru nu pot cere apostilă. Confirmă însă documentul, limba și scopul; regulamentul nu decide efectele juridice și nu se aplică automat statelor din afara UE.
Ce faci dacă te-ai căsătorit în străinătate și nu ai transcris certificatul?
Nu poți obține pur și simplu un certificat românesc nou pentru un act care nu există în registrele române. Verifică transcrierea documentului străin și formalitățile sale; reconstituirea este o procedură excepțională, diferită.
Surse oficiale pentru acest ghid
Sursele folosite pentru documentarea ghidului sunt listate mai jos. Pentru o decizie concretă, verifică forma în vigoare și actele situației tale.
Nu afișăm o dată de verificare juridică până când sursele acestui ghid nu sunt reverificate integral și documentat.
Sinteză realizată cu asistență AI. Conținutul nu este prezentat ca revizuit de un avocat, notar sau magistrat și nu înlocuiește consultanța juridică.
- Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilăPortal LegislativArt. 10–12 despre titulari, reprezentare, locul cererii, certificate electronice și dovada stării civile; art. 41 și următoarele despre acte străine și mențiuni; art. 51 despre certificate după divorț.
- Normele metodologice de stare civilă din 21 martie 2024Portal LegislativArt. 158–176 despre eliberarea certificatelor și extraselor multilingve, inclusiv un nou certificat în caz de pierdere, reprezentarea și formatul electronic; art. 184–197 despre divorțul administrativ și certificatul rezultat.
- Eliberarea certificatelor de stare civilăMinisterul Afacerilor InterneÎndrumarea oficială privind persoanele care pot cere un certificat sau extras multilingv și autoritățile la care poate fi depusă cererea.
- Obținerea actelor de stare civilă din RomâniaMinisterul Afacerilor Externe — eConsulatServiciile consulare pentru obținerea unui nou certificat sau a unui extras multilingv, actele de identificare și reprezentarea prin procură specială.
- Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995Portal Legislativ — Ministerul JustițieiArt. 267–277 despre competența, conținutul și anexele cererii de divorț, originalul certificatului de căsătorie, procura autentică, formalitățile privind minorul, termenul și soluția notarului.
- Acceptarea în UE a documentelor oficialeUniunea Europeană — Your EuropeRegulamentul (UE) 2016/1191: eliminarea apostilei pentru documentele publice acoperite între statele membre și folosirea formularului standard multilingv ca ajutor pentru traducere.